Vytěžování dokladů

Úvod > Vytěžování dokladů

Navigace

Kontakty

Poptávkový formulář

Edit Template

Inteligentní zpracování faktur a dat

Vytěžování dat z faktur: rychlejší účetnictví bez chyb

Zpracování dokladů patří mezi nejdůležitější administrativní procesy v každé organizaci.

Denně vznikají stovky až tisíce dokumentů – faktury, účtenky, objednávky, dodací listy či interní formuláře. Ruční přepisování údajů z těchto dokladů je časově náročné, ale také zatížené vysokým rizikem chyb.

Vytěžování dokladů představuje moderní technologické řešení, které umožňuje automatizované získávání dat z dokumentů a jejich okamžité využití v interních systémech.

Co je vytěžování dokladů a jak probíhá?

Vytěžování dokladů (data extraction) je proces založený na kombinaci OCR technologie – optického rozpoznávání znaků – a pokročilých algoritmů pro analýzu obsahu dokumentů.

Systém nejprve doklad digitalizuje (například pomocí skeneru nebo importem elektronického souboru), následně identifikuje jeho strukturu a automaticky extrahuje relevantní data.

Typicky se v rámci vytěžování dokladů jedná o:

identifikační údaje subjektů – dodavatel, odběratel, IČO, DIČ
čísla dokladů a referenční údaje – číslo faktury, variabilní symbol
časové údaje – datum vystavení, splatnosti, zdanitelného plnění
finanční informace – základ daně, sazby DPH, celkové částky
položkové informace – struktura jednotlivých položek a jejich hodnoty

Výstupem procesu je strukturovaný datový záznam, který lze automaticky předat do účetních, ERP nebo DMS systémů bez nutnosti manuálního zásahu.

Jaké typy dokladů lze efektivně vytěžovat?

Naše řešení podporuje široké spektrum dokumentů:

faktury přijaté i vydané
pokladní doklady a účtenky
objednávky a dodací listy
smlouvy a dodatky
formuláře a interní dokumenty
logistické a provozní doklady

Díky flexibilitě systému je možné zpracovávat jak standardizované dokumenty, tak i doklady s proměnlivou strukturou – 100% validita vytěžených dat.

Hlavní přínosy vytěžování dokladů:

výrazná úspora času – automatizace eliminuje rutinní manuální činnosti
minimalizace chybovosti – odstranění lidského faktoru při přepisu dat
zrychlení procesů – okamžitá dostupnost dat pro další zpracování
automatizace workflow – napojení na schvalovací a účetní procesy
transparentnost a kontrola – přehledná evidence a dohledatelnost dokladů
škálovatelnost řešení – vhodné pro malé firmy i velké organizace

Pokročilé řešení vytěžování dokladů s iCapta

Pro vytěžování dokladů využíváme vlastní modulární systém iCapta, který umožňuje přesné rozpoznání dat i u složitějších dokumentů. Systém je navržen tak, aby se přizpůsoboval konkrétním procesům zákazníka a postupně se učil z již zpracovaných dokladů. Díky tomu dochází ke kontinuálnímu zvyšování přesnosti a efektivity celého řešení.

Scanservice a.s. nabízí kompletní řešení – od skenování dokumentů pomocí zařízení Kodak, přes jejich zpracování v softwaru, až po automatické vytěžení dat a jejich integraci do firemních systémů. Celý proces je navržen s důrazem na bezpečnost, rychlost a maximální efektivitu.